¿Para qué sirve el value stream mapping?

¿Cuántas veces has querido ordenar ese armario que está tan desordenado? Seguro que en muchas ocasiones, pero el problema está en arrancar, y es que a veces es mejor vaciarlo por completo para saber qué sirve y qué no. Pues bien, esto es lo que hace el value stream mapping (vsm) por nosotros. 

Las ineficiencias son parte del día a día y no siempre las detectamos con facilidad. Encontrar un error es sencillo, pero cuando se trata de varios problemas es dónde comienzan los inconvenientes. 

El vsm es un tipo de diagrama de flujo que nos ayuda a desglosar un proceso de producción para encontrar los puntos que tienes que cambiar para mejorar los resultados. Por lo tanto, es un método que ha ganado mucho auge en el mundo empresarial y a continuación conocerás su enorme potencial: 

¿Qué es el value stream mapping?

Definimos el vsm o Mapa de flujo de valor como una herramienta visual que se aplica en la metodología Lean para detectar y analizar los flujos de información en un proceso de producción desde que se elabora un producto hasta que llega a las manos del cliente. 

El flujo de valor está compuesto de un conjunto de procesos que hacen posible la entrega del producto o servicio al usuario. Entonces, un vsm es la alternativa que nos ayuda a entender cada uno de los pasos que damos para detectar en qué estamos fallando y qué podemos mejorar para optimizar todo el proceso. 

Ahora bien, el valor es todo aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar porque le reporta un beneficio para su vida. Por lo tanto, todo aquello que no genera valor tienes que eliminarlo para obtener mayores ganancias en nuestro negocio. 

Exceso de inventario, tiempos de espera y errores cotidianos son algunos de los elementos que tienes que erradicar para mantener contento al cliente. 

En este sentido, en nuestra empresa podemos aplicar un mapa de flujo de valor por cada producto o unidades de negocio, lo que ayuda a detectar problemas en todas las áreas de la compañía. 

Pasos para crear un value stream mapping

Crear un mapa de flujo de valor no es tan difícil. Solo es cuestión de seguir una serie de pasos para ver el panorama completo. 

Descubre cuáles son en el siguiente listado:

1. Identifica los actores implicados

Primero que todo, tenemos que definir cuál es el proceso que intentaremos mejorar, o sea, los productos que incluiremos en el mapa y que pasan por las mismas operaciones hasta ser entregados al cliente. 

Luego de que identificamos el proceso tendremos que detectar el alcance del estudio. Esto significa que definiremos desde qué punto arrancaremos y hasta dónde llegaremos con el mapa. 

Después, definiremos un objetivo en concreto. Puede abarcar desde aumentar la velocidad de entrega, reducir el margen de error o incrementar las ganancias netas por cada producto vendido. Tú como empresario tienes la última palabra. 

Una vez que lo hacemos tendremos que localizar todas las operaciones que intervienen en el proceso y que es fundamental que estudiemos a profundidad para detectar las fallas que ocurren en la actualidad. 

Toda esta información es indispensable para detectar cuál es el estado real de nuestro proceso de producción. 

2. Haz el mapa del estado actual

Una vez que das todo el primer paso estarás listo para crear el mapa del estado actual del proceso en cuestión. Lo más importante aquí es ser lo más objetivo posible, y es que en muchas ocasiones escribimos cómo nos gustaría que fuese el producto en vez de describir cómo se encuentra en la actualidad. 

La idea es hacer una valoración actual para poder implementar las mejoras que sean necesarias. 

Para esto puedes seguir estas instrucciones: 

1. Símbolos del VSM

En el mapa agregaremos toda la información que recogimos en su momento junto a las herramientas y tecnologías que se utilicen en cada proceso. Luego obtendremos las medidas que queremos analizar de cada operación y el tiempo que se le dedica a cada una. 

Así detectaremos tres zonas diferentes: 

2. Flujo de información

Va en la parte superior del diagrama y representa todos los intercambios de información que se producen en el proceso

3. Flujo de producción: 

Se ubica en el centro del diagrama y allí agregaremos todos los pasos que lleva el proceso junto a todas las actividades que intervienen para desarrollar el producto y las personas que participan. 

4. Línea de tiempo

Mientras tanto, en la parte inferior añadiremos la línea de tiempo que demostrará la cantidad de tiempo de trabajo que lleva cada etapa y los minutos de espera entre ellas. 

3. Analizar el estado actual

Luego que tengamos toda esta información será el momento de ejecutar un análisis crítico del estado actual del proyecto. Aquí detectaremos posibles áreas de mejora, las causas de los problemas que existen en la actualidad y las soluciones que podemos implementar. 

4. Diseñar el Value Stream Mapping del futuro

Ahora llegó el momento de crear el VSM del futuro para proyectar cómo queremos que sean nuestros procesos de creación y entrega de productos. 

Ahora bien, en este punto podemos implementar distintos enfoques. Uno de ellos es a través de un estado objetivo hacia atrás, algo que ocurre cuando conocemos qué es lo que quiere el cliente y trabajamos para ajustar los procesos. 

Por otro lado, podemos partir del estado actual y dedicar tiempo a trabajar en áreas problemáticas para empezar a darles solución. 

5. Plan de acción de mejora

Para poder implementar el vsm es necesario ejecutar un plan de acción de mejora, ya que el mapa de valor no cambia nada por sí solo a no ser que demos los pasos necesarios para cambiar la situación.

Allí agregaremos los problemas que existen en la actualidad en la parte de producción, las causas y los pasos que implementaremos para salir de esa situación. 

El proyecto tiene que tener un correcto seguimiento y análisis de los resultados para asegurarnos de que vamos por buen camino. 

Tips para hacer un value stream mapping

Si quieres aprovechar al máximo los beneficios del VSM es momento de que le eches un vistazo a estos consejos para que le saques el máximo potencial. 

Veamos: 

1. Procesos que importan

Lo primero que te recomendamos es que te enfoques sólo en los procesos que realmente importan para tener resultados. Es muy común querer abarcar muchos temas porque pensamos que mientras más datos reunamos mejor diagrama tendremos. Nada más alejado de la realidad. 

Lo relevante es elegir los procesos que repercutan en el desempeño de la organización y dejes de lado aquellos que son secundarios y que no influyen directamente en los resultados. 

2. Alcance adecuado

En segundo lugar tenemos el alcance adecuado. No sirve de nada establecer más de 15 pasos cuando podemos hacerlo en 10 o 5. 

La idea es resumir el proceso para no agotarnos con el tiempo y lograr los mejores resultados posibles. 

Recuerda que buscas optimizar tus operaciones y entregar un producto óptimo al cliente. 

3. Ir al área de trabajo

Un punto que muchos ignoran es el de ir al lugar de trabajo. Es cierto que trabajar desde casa es una tendencia que llegó para quedarse, pero no podemos negar el hecho de que ir al lugar de trabajo es fundamental para detectar inconvenientes que afectan la creación del producto y que no se detectan a distancia. 

Por lo tanto, si quieres crear un mapa de flujo de valor lo más preciso posible, es fundamental que eches un vistazo a la oficina y los espacios donde se desarrolla el producto para que detectes cualquier inconveniente que exista en la actualidad. 

4. Trabajar con un equipo multidisciplinario

“Si eres el más inteligente de tu equipo, estás en problemas”. ¿Has escuchado esta frase? La verdad es que tiene mucho sentido, ya que a la hora de dirigir personas tienes que desarrollar la habilidad de comunicarnos con seres humanos que tengan mayores conocimientos y experiencia que nosotros. 

En este sentido, es muy importante que elijas a integrantes que sepan cómo crear un mapa para que te guíen durante todo el proceso. 

5. Dibujar el mapa

Cuando lo consideres necesario, puedes empezar a armar tu mapa para detallar todo el proceso de entrega del producto para detectar dónde están los posibles cuellos de botella. 

El error que cometen muchos es que dejan el mapa para el final y cuando se dan cuenta tienen mucha información que plasmar y no saben por dónde iniciar. Esperamos que no te ocurra lo mismo. 

6. Testear soluciones

El testeo es un verbo muy utilizado en el mundo de la informática pero que se puede aplicar al mundo empresarial. En pocas palabras, se trata de poner a prueba una solución para determinar que es la respuesta correcta a las problemáticas que tiene la empresa. 

Tómate tu tiempo en este paso para asegurarte que vas por buen camino. 

Recomendaciones para optimizar tu vsm

Ya te dimos varios consejos para que desarrolles tu primer vsm. No obstante, creemos que no es suficiente para lograr los objetivos que te planteaste. 

Veamos ahora algunas recomendaciones finales para que crees tu mapa de flujo de valor y generar un fuerte impacto. Descúbrelo a continuación: 

I

1. Define la demanda

No hay duda de que el objetivo de todo proceso de comercialización es aportar valor al cliente a través de un producto de calidad que resuelva sus necesidades. 

Pues bien, para esto tienes que reconocer cuál es la demanda del cliente para luego crear una estrategia para poder resolver sus problemas. Esto lo plasmaremos en un talk time para saber la cantidad de productos que tienes que fabricar para satisfacer la demanda. 

2. Agrega los procesos

Lo siguiente que te recomendamos es que agregues los procesos que están presentes en la cadena de fabricación del artículo. 

Ellos se dibujan de izquierda a derecha y tienes que agregar información importante de cada uno a través de indicadores que revelen su situación actual. 

3. No te olvides de los inventarios

El inventario es fundamental para cualquier empresa que venda productos. Ahora bien, en este caso nos referimos a las materias primas y mercancía que se acumulan después de todos los procesos. 

Lo ideal es representarlo a través de un triángulo junto a la cantidad de unidades correspondientes. 

4. Frecuencia de entrega

Esta parte del diseño es muy importante, y es que incluye el proceso de entrega de productos a los clientes, la recepción de materias primas de los proveedores y la frecuencia de cada una de las operaciones. 

Aquí tienes que añadir a los proveedores más importantes porque en el diagrama no van los productos o mercancías que se utilizan poco. 

Lo identificaremos con el ícono del camión para entender que estamos en esta etapa. 

5. Agregar el flujo de información

A través de una línea añadiremos el flujo de información que se produce en el proceso de fabricación del producto. Si esto se hace de manera digital, la línea tendrá forma de zig zag.

Con estos datos estarás listo para hacer tu primer mapa de flujo de valor que te permite detectar de una vez por todas cuáles son los problemas por los que está atravesando tu proceso productivo y que no se ven de buenas a primeras. 

Encontrar estos problemas es fundamental para mantenerse competitivo en un mundo en el cual cada vez hay más empresas que están dispuestas a quitarte tu clientela por el medio que sea. 

Por este motivo es que no puedes dejar nada al azar. Es momento de ponerse manos a la obra para estar siempre un paso adelante y así mantener felices a nuestros clientes. 

¿Y tú ya aplicaste tu value stream mapping? Queremos saber tu experiencia en los comentarios.