¿Cómo aprovechar al máximo Dropbox en mi empresa?

¿Te gustaría respaldar toda tu información en un sitio que te dé la seguridad que siempre estará allí? Es hora de que conozcas lo que Dropbox tiene para ti. 

Se trata de una plataforma en la nube que te brinda hasta 2 GB en su versión gratuita para que guardes toda la información que necesitas. 

Olvídate de ocupar todo el espacio en tu disco duro hasta que colapse el ordenador. Es momento de aprovechar las nuevas tendencias para trabajar de forma inteligente. ¿Te animas a verlo?

¿Qué es Dropbox?

Empecemos por definir qué es Dropbox. Se trata de una plataforma colaborativa que te permite compartir y guardar información online de forma fácil y segura. 

Está disponible tanto para ordenador como para dispositivos móviles, lo que significa que podrás subir datos desde cualquier equipo una vez que lo sincronices. 

Además, el sitio brinda opciones avanzadas para aquellos que necesitan realizar actividades específicas como borrador remoto, administración de versiones y mucho más para mantener la productividad en todo momento. 

Funcionalidades de Dropbox

Son muchas las funcionalidades que te ofrece Dropbox para tu día a día. Veamos algunas de ellas a continuación: 

1. Sincronizar entre dispositivos

Lo primero que nos ofrece es la sincronización entre dispositivos, algo que es muy útil si tenemos en cuenta que en la actualidad nos conectamos desde el ordenador y el móvil durante todo el día. 

Entonces, si subes un documento desde tu portátil, de inmediato se sincronizará con los demás equipos que tengas conectados, lo que te ahorrará bastante tiempo a largo plazo. 

2. Restauración y copia de seguridad

Por otro lado, no podemos olvidarnos que la plataforma te da la posibilidad de hacer copias de seguridad de todos los archivos que tengas en tu página. 

Además, si borraste algo muy importante, podrás restaurarlo con tan solo un clic, así que siempre tendrás una segunda oportunidad de recuperar tus datos. 

3. Seguridad en general

¿Te preocupa la seguridad de tus documentos? Si es así, con Dropbox no tendrás ningún inconveniente, y es que te ofrece métodos avanzados para proteger tus datos ante cualquier amenaza. 

Autenticación de dos factores, transporte de datos cifrados y protección en general son un ejemplo concreto desde técnicas que usa para que estés tranquilo en todo momento. 

4. Colaborar entre varios

El trabajo remoto se ha convertido en una tendencia irreversible. Cada vez vemos cómo grandes empresas abrazan la colaboración entre equipos sin importar qué tan lejos se encuentren gracias a herramientas como Dropbox. 

Lo único que hay que hacer para colaborar con alguien es añadir su correo electrónico y de inmediato tendrá acceso a tus documentos y las actualizaciones que hagas las verá en tiempo real. 

¿Estás listo para trabajar de esta manera? 

5. App para móviles 

Dropbox te brinda una app super intuitiva tanto para android cómo para iOs, así que podrás hacer todo desde el móvil sin ningún inconveniente. 

¿Cómo ha sido la evolución de Dropbox?

La evolución de Dropbox ha sido muy interesante. La fundaron dos amigos universitarios en el 2007 llamados Drew Houston y Arash Ferdowsi como una idea mientras terminaban sus estudios de tercer nivel. 

En pocas palabras lo crearon como una idea para almacenar miles de archivos en la nube de forma fácil y segura para tener acceso a ellos en pocos segundos. 

Podemos decir que fue una de las primeras plataformas en la nube que salió al mercado y en la actualidad reúne hasta 500 millones de usuarios distribuidos en todo el mundo. 

¿Qué alternativas a Dropbox existen en la actualidad? 

En estos momentos hay una gran cantidad de opciones en el mercado que te permiten subir y compartir información a través de la nube. 

Veamos algunos de ellos:

1. Google Drive

Google Drive es la principal competencia de Dropbox que permite almacenar y compartir información en la nube desde un solo lugar. 

El límite gratuito es de 15 GB y puedes hacer múltiples actividades, desde crear un doc hasta una hoja de cálculo con las herramientas que te brinda el gigante tecnológico. 

2. One Drive

En segundo lugar tenemos a Onedrive, el servicio de almacenamiento en la nube que es propiedad de Microsoft. 

En los últimos tiempos ha tenido mucho auge porque ofrece una gran cantidad de herramientas compartidas similar a lo que ofrece Google, lo que llama la atención de los usuarios más fieles a la marca. 

3. iCloud

Apple nunca se ha quedado atrás en todo lo relacionado al mundo tecnológico y un ejemplo de ello es el servicio de iCloud. 

Esta plataforma se integra en todos sus dispositivos como iPhone, iPod y Mac, de manera que tengas acceso a sus archivos sin importar donde te encuentres. 

Se caracteriza por su facilidad de uso y por la gran cantidad de alternativas que ofrece en su interior. 

4. Pcloud

Por su parte, Pcloud es un servicio de almacenamiento en la nube que brinda beneficios como colaboración, avanzados métodos de seguridad e intercambio de archivos. 

¿Cuál es el costo de Dropbox? 

Lo primero que tienes que saber es que cuando te registras recibes 2GB de almacenamiento gratis para que lo uses como te plazca. 

Ahora bien, sabemos que no es una gran cantidad, por eso te ofrecen diferentes opciones por módicos precios. Veamos cuáles son a continuación: 

1. Tarifa plus

Primero está la tarifa plus, que te brinda hasta 2TB de espacio por tan solo 9.99 euros al mes si eliges la facturación anual y 11.90 si lo pagas al mes. 

Con 2TB podrás almacenar mucha información de trabajo y personal, así que será como tener tu propio disco duro digital. ¿Qué esperas para usarlo?

2. Tarifa familiar

En segundo lugar tenemos la tarifa familiar, que ofrece los mismos 2TB pero con la diferencia que estará disponible para hasta 6 usuarios diferentes. 

El costo es de 16.99 euros en facturación anual y 19.99 euros si lo pagas una vez al mes. 

3. Tarifa profesional

El plan profesional brinda 3TB para un solo usuario por 16.58 euros en facturación anual y 19.99 euros en cuotas mensuales. 

Ventajas de usar Dropbox 

Son muchas las ventajas que nos ofrece Dropbox para el día a día. Algunas de ellas son:

1. Gratuito

La versión sencilla es 100% gratuita y te ofrece hasta 2 GB para que lo uses como te plazca. 

Si, no es mucha capacidad, pero con eso podrás almacenar esa información que es tan importante para ti y que no puedes guardar en otro sitio. 

2. Sencillo de usar

Una de las razones por las que tanta gente usa Dropbox es porque su interfaz es muy sencilla de usar. 

Si tienes teléfono inteligente, solo tienes que descargar la app para empezar a subir tus archivos y compartir con las personas que tú quieras. 

Tómate tu tiempo para aprender todo sobre la plataforma y te darás cuenta que será tu aliado ideal. 

3. Muy seguro

En tercer lugar, está herramienta es perfecta para asegurar los documentos que son de gran importancia para ti. 

Si tus equipos fallan y no tienes un respaldo, tendrás un grave problema, así que lo mejor es subirlo a Dropbox para olvidarte de cualquier inconveniente. 

Lo mejor es que encripta todos los archivos para que ningún delincuente pueda apropiarse de tus proyectos.

4. En cualquier lugar

No podemos olvidar que Dropbox está disponible para cualquier sistema operativo móvil y para el ordenador, así que solo necesitas conexión a internet para empezar a usarlo. 

Olvídate de retrasar tus trabajos solo porque no estás en la oficina. Ahora podrás estar conectado desde cualquier lugar para avanzar en aquellos pendientes que no pueden esperar. 

5. Colaboración

La colaboración es una de las claves para tener éxito en la actualidad. Solo es cuestión de que tus compañeros tengan también una cuenta Dropbox para que les compartas los documentos que necesitas. 

Con solo un correo electrónico será suficiente para empezar a armar ese plan de trabajo que tanto les apasiona.

A estos documentos podrás agregarle contraseña para que solo los que la tengan puedan acceder a la información 

6. Respaldo

Sube todos los documentos a Dropbox que quieres que estén respaldados en todo momento ante alguna eventualidad. Aquellos que son de gran importancia y que no puedes perder por nada del mundo. 

Hazlo y verás como la tranquilidad será parte de ti. 

7. Recuperación 

Alguna vez has eliminado algo sin querer? Vamos, que no eres el único. Pues bien, si esto te ocurre en Dropbox podrás recuperarlo con tan solo un click. 

En este caso solo tienes que ir hasta la opción «Deshacer» para olvidarte de ese error. 

Servicios complementarios

Además de todo lo que te hemos comentado, Dropbox te ofrece unos servicios complementarios que te ayudan a optimizar tu trabajo. 

Veamos algunos de ellos: 

1. Transfer

Comenzamos el listado con Transfer, que te da la posibilidad de hacer transferencias de gran tamaño a otros usuarios en muy poco tiempo y con seguridad garantizada. 

También podrás hacer seguimiento individualizado a cada una de las descargas que ejecutes, así que tendrás el control de todo desde la palma de tu mano. 

2. Paper

Una de las opciones que más le gusta a los usuarios de Dropbox es la de Paper, ya que te permite crear borradores de cualquier idea y compartir con tus compañeros con tan solo un click. 

¿Se te ocurrió algo de último momento y no sabes dónde anotarlo? Paper será la mejor alternativa para ti. 

3. Password

Esta opción es perfecta para guardar cada una de las contraseñas que tienes sin el riesgo de que sean hackeadas con el pasar del tiempo. 

Sabemos que hoy en día tenemos varias contraseñas para cada plataforma y cuenta bancaria. Aloja cada una en un mismo lugar y olvídate de los problemas. 

4. Hellosign

Hay documentos que pueden enviarse de forma digital, pero para esto es fundamental digitalizar una firma y con Hello Sign podremos hacerlo en pocos minutos. 

Se trata de una herramienta muy útil, y es que todo lo que sea la optimización de tiempo es maravilloso para ser más productivo. 

5. DocSend

Escribir un documento nunca había sido tan sencillo como hacerlo con DocSend. Esta plataforma permite mandar documentos a cualquier usuario y hacer un seguimiento de cada uno de los avances que se hagan con el pasar del tiempo. 

6. Copia de seguridad 

También tenemos las copias de seguridad, que se hace de forma automática de toda la información que guardemos en la plataforma para protegernos de posibles intrusos. 

¿Por qué debería usar una plataforma en la nube?

Las tendencias avanzan a pasos agigantados y nosotros como usuarios tenemos que hacer lo mismo para poder cumplir con los objetivos que nos propusimos. Desde hace mucho tiempo el almacenamiento en la nube llegó a nuestras vidas como una solución para guardar nuestra información más importante y así tenerla al alcance de la mano. 

Es allí donde aparecen alternativas de la talla de Dropbox, y es que fue de las primeras opciones tangibles para guardar todo tipo de información en una página  a la que tendrás acceso cuando lo desees. 

¿Qué hacías en el pasado para guardar tu información? Pues guardarlo en el ordenador y rezar para que no se dañara y respaldar la mayor cantidad de información posible a través de los famosos discos duros externos que se volvieron tan útiles. 

No obstante, el almacenamiento en la nube cambió por completo las reglas del juego y es momento de valorarlo. Anímate a usar el servicio de Dropbox y deja tus documentos en manos de expertos para que trabajes cuando quieras y en dónde quieras. 

¿Y tú qué esperas para dar el paso? Te leemos en los comentarios.